Audyt zewnętrzny

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o złożenie oferty cenowej na usługę: audytu zewnętrznego dla projektu „ePacjent w Wojewódzkim Szpitalu Zespolonym w Elblągu – usprawnienie obsługi pacjenta oraz powiązanych z nim danych medycznych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii poprawiających bezpieczeństwo” dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 dla Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu.

2011.09.29

Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz o wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia

1. Zamawiający:

Wojewódzki Szpital Zespolony w Elblągu ul. Królewiecka 146, 82-300 Elbląg

2. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego dla projektu „ePacjent w Wojewódzkim Szpitalu Zespolonym w Elblągu – usprawnienie obsługi pacjenta oraz powiązanych z nim danych medycznych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii poprawiających bezpieczeństwo” dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Przez audyt zewnętrzny należy rozumieć ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, niezależny od Beneficjenta, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezależnej oceny realizacji Projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności. Audyt zewnętrzny winien prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych powinno mieć charakter bezpośredni. Efektem przeprowadzonego audytu jest sporządzenie przez niezależnego wykonawcę audytu zewnętrznego raportu oraz wydanie opinii w wyżej wymienionym zakresie.

Efektem audytu powinno być:

1. uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie;
2. uzyskanie potwierdzenia, że działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane;
   
3. uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom RPO WiM,
   
4. uzyskanie potwierdzenia, że wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie i że zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów zostały sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej),
   
5. potwierdzenie, że sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu, jak również prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia w/w dokumentów;
   
6. potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli;
   
7. wydanie opinii w tym zakresie.
   

Po przeprowadzonym audycie, audytor sporządza raport i wydaje opinię z przeprowadzonego audytu. Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza 14.000 Euro.

3. Wymagania dotyczące wykonawców mogących ubiegać się o udzielenie zlecenia:

1. O udzielenie zlecenia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie oraz dysponują osobami zdolnymi do wykonania zlecenia,
2. audyt będący przedmiotem niniejszych wytycznych mogą przeprowadzić podmioty, które:
   a)uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 Nr 77, poz. 649 ze zm.),
   b)posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240, ze zm.),
   c)w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego, oraz
   - posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
   - nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,
   
3. posiadają udokumentowane doświadczenie:
   w okresie ostatnich 3 lat, (licząc od dnia wszczęcia postępowania), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, wykonał z należytą starannością co najmniej 1 zadanie, odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot tego zamówienia. Przez „zadanie odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia”, należy rozumieć przeprowadzenie audytu zewnętrznego, badanie prawidłowości wykorzystania środków publicznych lub audytowanie zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych.
   
4. dysponują potencjałem kadrowym: zespół składający się z minimum 2 osób, które będą uczestniczyły w wykonywaniu przedmiotu zamówienia oraz złożą oświadczenia o bezstronności, z tym że:
   a) przynajmniej jedna osoba spośród osób wchodzących w skład zespołu wykonującego przedmiot zamówienia musi posiadać uprawnienia biegłego rewidenta w rozumieniu ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2009 r. Nr 77,poz. 649). Wymaga się, aby Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu spełniały wymóg bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta. Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego jak i osoby przeprowadzające audyt.
   

4.Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia n/w dokumentów:

1. formularza ofertowego,
   
2. wykazu wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
   
3. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
   
4. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego, Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.
   
5. kserokopii zaświadczenia o wpisie na Listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych prowadzoną przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów,
   
6. Oświadczenia osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu oraz wykonawcy o bezstronności i niezależności,
   
7. kserokopii aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważnego zaświadczenia organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010 r. Nr 113 poz. 759) wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
   
8. kserokopii aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważnego zaświadczenia organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 9 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010 r. Nr 113, poz. 759) wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
   
9. aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, potwierdzającego dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym przedmiotem zamówienia oraz zawierającego nazwisko osoby (osób) uprawnionych do reprezentowania firmy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
   
10. zaakceptowany projekt umowy.
    

5. Wymagany termin realizacji zamówienia:

do 17.10.2011 r.

6. Składanie ofert

1. Oferty należy składać w sekretariacie Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu, ul Królewiecka 146, 82-300 Elbląg do dnia 14.09.2011 r. do godziny 11:00, w kopertach z dopiskiem - „Oferta na usługę audytu zewnętrznego dla projektu „ePacjent w Wojewódzkim Szpitalu Zespolonym w Elblągu – usprawnienie obsługi pacjenta oraz powiązanych z nim danych medycznych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii poprawiających bezpieczeństwo” dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 dla Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu”. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 14.09.2011.r. o godzinie 11:15 w Sekcji Zamówień Publicznych Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu.
   
2. Zaoferowana cena oferty musi uwzględniać wszystkie wyszczególnione powyżej warunki.
3. Oferta powinna być podpisana przez osoby umocowane do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy. Umocowanie do złożenia ofert winno być dołączone do oferty o ile nie wynika ono wprost z innych dokumentów załączonych do oferty.
   

7. Wybór oferty

Zamawiający wybierze ofertę z najniższą zaoferowaną ceną, (jeśli oferta z najniższą ceną nie przekroczy kwoty, jaką odbiorca przeznaczył na realizację zamówienia). Jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana będzie się uchylał od podpisania umowy w miejscu i czasie wyznaczonym przez Zamawiającego- Zamawiający wybierze ofertę sklasyfikowaną jako następna według cen (jeśli cena oferty kolejnej nie będzie wyższa niż kwota jaką odbiorca przeznaczył na realizację zamówienia). W przypadku, gdy zostaną złożone dwie oferty o równych a zarazem najniższych cenach Wykonawcy, którzy złożyli te oferty zostaną poproszeni o złożenie ofert dodatkowych z ceną nie wyższą od zaoferowanej w ofercie podstawowej – do skutecznego rozstrzygnięcia postępowania. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa.

8. Osoby do kontaktu

Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami:

• Jerzy Wiadrowski, tel. 55 2395872 email: jwiadrowski@szpital.elblag.pl,
• Danuta Stanicka, tel. 55 2395962 email: dstanicka@szpital.elblag.pl,
  
• Renata Bednarczyk, tel. 55 2395896 email: rbednarczyk@szpital.elblag.pl.