Zaproszenie do złożenia ostatecznej oferty cenowej - świadczenie usług związanych z wyjazdowym pobytem szkoleniowo-integracyjnym

Wojewódzki Szpital Zespolony w Elblągu w związku z planowanym udzieleniem zamówienia – w trybie art.4 pkt. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 . – Prawo zamówień publicznych – na świadczenie  usług, związanych z konferencyjnymi pakietami pobytowymi zwraca się z prośbą o złożenie ostatecznej oferty cenowej.

Wyjazd szkoleniowo-integracyjny dla pracowników Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu.

1. Zamawiający

Wojewódzki Szpital Zespolony w Elblągu ul. Królewiecka 146, 82 – 300 Elbląg określany dalej jako Zamawiający, NIP 578 25 17 492, REGON  170 745 930, tel. centr. 055/234-41-11, www.szpital.elblag.pl

2.  Przedmiot zamówienia (szczegółowy opis):

Świadczenie  usług związanych z wyjazdowym pobytem szkoleniowo-integracyjnym dla Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu w dniach 05-07.10.2015, dla łącznej liczby uczestników ok. 140 osób, podzielonych na dwie grupy.

Przedmiotem zamówienia jest:
1) usługa hotelowa złożona z 2 noclegów dla łącznej liczby ok. 140 osób podzielonej na 2 grupy jednodniowe, z czego z usług korzysta:
-  w pierwszym dniu tj. 05.10.2015 ok. 70 osób (przyjazd, szkolenie, jeden nocleg, wyjazd)
-  w drugim dniu tj. 06.10.2015 ok. 70 osób (przyjazd, szkolenie, jeden nocleg, wyjazd).
a)   hotel, w którym będzie zorganizowane szkolenie, powinien odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii hoteli czterogwiazdkowych (****).
b)   hotel musi znajdować się poza terenem Elbląga - szkolenie ma charakter wyjazdowy.
c)   Zamawiający z uwagi na dojazd własny pracowników, wymaga położenia hotelu w odległości do 50km od siedziby Zamawiającego.
d)   zakwaterowanie uczestników szkolenia będzie się odbywać w hotelu (jednym obiekcie lub kilku obiektach połączonych ze sobą ciągami komunikacyjnymi bez konieczności wychodzenia na zewnątrz), posiadającym:
   • minimum 70 miejsc noclegowych,
  • salę restauracyjną na min. 70 osób, świadczącą pełne wyżywienie,
  • dwie sale konferencyjne wyposażone w sprzęt multimedialny, z czego każda z sal na min. 35 osób do jednoczesnego wykorzystania w dniach 05-06.10.2015
e)   hotel musi posiadać: 2 pokoje 1-osobowe (w przypadku braku - pokój dwuosobowy z możliwością wykorzystania przez 1 osobę) wyposażone w: łazienkę, Internet, TV.
f)   hotel musi posiadać: 2-osobowe pokoje dla 68 osób wyposażone w: łazienkę, Internet, TV.
g)   Zamawiający na 3 dni przed planowanym terminem szkolenia przekaże Wykonawcy listę uczestników szkolenia przed planowanym terminem szkolenia. Zamawiający zobowiązany będzie przekazać Wykonawcy propozycję rozmieszczenia uczestników.
h)   zakwaterowanie uczestników szkolenia będzie obejmować zameldowanie oraz udostępnienie do dyspozycji pokoi hotelowych w dniu rozpoczęcia szkolenia od godziny 10:00 w dniu przyjazdu do opuszczenia i wymeldowania z pokoi hotelowych w dniu następnym zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami doby hotelowej.
i)   w przypadku braku możliwości udostępnienia pokoi uczestnikom szkolenia w dniu rozpoczęcia szkolenia od godziny 10:00 Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia przechowania bagażu dla uczestników szkolenia/spotkania.
j)   Wykonawca musi posiadać strefę spa, basen oraz zaplecze rekreacyjno-sportowe i udostępnić uczestnikom szkolenia możliwość skorzystania w cenie noclegu.
k)   Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe.
l)   Zamawiający ma możliwość nieodpłatnego skorzystania z kręgielni i bilardu.

2) usługa gastronomiczna dla łącznej liczby ok. 140 osób podzielonych na dwie grupy (jak poniżej):
2.1 Świadczenie usług restauracyjnych będzie się odbywać w obiekcie w którym realizowane będzie szkolenie.
2.2 Świadczenie usług restauracyjnych i dotyczących podawania posiłków podczas każdego dnia szkolenia realizowanego przez Zamawiającego u Wykonawcy obejmować będzie:
1 dzień (05.10.2015r) – I grupa ok. 70 osób - wyjazd I grupy w dniu 06.10.2015
- obiad w formie szwedzkiego bufetu
- przerwa kawowa (w trakcie szkolenia)
- kolacja w formie szwedzkiego bufetu
- śniadanie w cenie zakwaterowania
2 dzień (06.10.2015r) – II grupa ok. 70 osób - wyjazd II grupy w dniu 07.10.2015
- obiad w formie szwedzkiego bufetu
- przerwa kawowa (w trakcie szkolenia)
- kolacja w formie szwedzkiego bufetu
- śniadanie w cenie zakwaterowania
2.3 Zakres usług restauracyjnych:
  • Serwis kawowy: kawa, herbata (do wyboru: owocowa, czarna, zielona), cytryna, woda mineralna, ciasto pieczone, cukier, cytryna, mleko/śmietanka do kawy.
  • Obiad w formie szwedzkiego bufetu: zupa, danie mięsne, danie rybne, do wyboru: ziemniaki/frytki/ryż, zestaw surówek, sok, woda mineralna, kawa, herbata, mleko/śmietanka do kawy, cukier, deser.
  • Kolacja w formie szwedzkiego bufetu: bufet zimny + masło, pieczywo, bufet gorący, przystawka w formie sałatki, danie mięsne, danie rybne, do wyboru: ziemniaki/frytki/ryż, zestaw surówek, sok, woda mineralna, kawa, mleko/śmietanka do kawy, cukier, herbata, cytryna, deser.
2.4 Szczegółowe menu będzie ustalone przed organizacją szkolenia przez osoby uprawnione z obu stron.
2.5 Wykonawca dołączy do oferty propozycje menu obejmujące wszystkie rodzaje posiłków.

3. Wynajem sal konferencyjnych
3.1 Hotel musi posiadać co najmniej dwie klimatyzowane sale konferencyjne, każda z sal na minimum 40 osób do całodziennego wykorzystania przez zamawiającego w dniach 05-06.10.2015.
3.2 Sale konferencyjne muszą być wyposażone w sprzęt multimedialny, rzutnik, ekran, flipcharty wraz z blokiem papierowym i pisakami, mikrofony, nagłośnienie.
3.3 Sale konferencyjne muszą posiadać dobre oświetlenie, automatyczne zaciemnienie oraz indywidualnie sterowaną klimatyzację.
3.4 Podczas szkolenia sale konferencyjne będą dostępne wraz z obsługą techniczną dla Zamawiającego.

4. Pozostałe wymogi
4.1 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
4.2 Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
4.3 Warunki płatności – przelew; odsetki nie wyższe niż ustawowe w skali roku. Termin płatności 14 dni licząc od dnia wykonania usługi, wystawienia faktury i przekazania Zamawiającemu – Wojewódzki Szpital Zespolony w Elblągu, ul. Królewiecka 146, 82-300 Elbląg.
4.4 Strony dopuszczają zmiany treści umowy w trakcie jej obowiązywania pod warunkiem:
 a)  że zmiany te są korzystne dla Zamawiającego,
 b)  strony dopuszczają zmianę umowy w zakresie obniżenia ceny,
 c) ilekroć jest to konieczne ze względu na zmianę powszechnie obowiązujących przepisów prawa.  W przypadku zmiany stawki podatku VAT na podstawie zmian przepisów prawa, ceny jednostkowe netto pozostają bez zmian.
d) w przypadku zmiany liczby osób istnieje możliwość obniżenia ceny
4.5   W przypadku zmian o których mowa w pkt. 4.4 zostaną one uzgodnione i po zaakceptowaniu przez  Zamawiającego wprowadzone  aneksem do umowy.

3. Wymagany termin realizacji zamówienia:
Przedmiot zamówienia będzie zrealizowany w dniach 05-07.10.2015

4. Składanie ofert:
Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia w formie opisu organizacji pobytu szkoleniowo-integracyjnego wraz z opisem usługi gastronomicznej oraz podaniem ceny netto, kwoty podatku VAT i ceny brutto za kompleksową realizację usługi.
Do oferty należy dołączyć:
Zał nr 1 – Kalkulacja
Zał nr 2 – Formularz ofertowy
Zał nr 3 - Umowa
Ponadto dołączyć materiały informacyjne dotyczące ośrodka wykonawcy lub wskazać adres strony internetowej.

W toku dokonywania oceny złożonych ofert ostatecznych, Zamawiający może jednorazowo żądać udzielenia przez Wykonawcę wyjaśnień treści złożonej oferty, a także ich ewentualnego uzupełnienia, o ile uzupełnienie nie będzie wpływać na kryterium wyboru oferty, tj. zaproponowaną przez Wykonawcę cenę.

Jeżeli Wykonawca w zakreślonym terminie przez Zamawiającego nie udzieli wyjaśnień dot. treści złożonej oferty, a także nie dokona ich uzupełnienia lub też treść uzupełnionych dokumentów nie będzie potwierdzała wymagań postawionych przez Zamawiającego w zaproszeniu do złożenia oferty ostatecznej, jego oferta zostanie odrzucona.

W przypadku, gdy nie zostanie złożona żadna oferta lub oferty złożone zostaną odrzucone, lub pojawi się błąd, który uniemożliwi podpisanie ważnej umowy wówczas Zamawiający unieważni postępowanie.

Oferta powinna być podpisana przez osoby umocowane do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy. Umocowanie do złożenia ofert winno być dołączone do oferty o ile nie wynika ono wprost z innych dokumentów załączonych do oferty.

Ofertę w kopercie opatrzoną następującym napisem: „Oferta na świadczenie usług, związanych z wyjazdowym pobytem szkoleniowo-integracyjnym dla Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu”.

Ofertę w formie pisemnej prosimy przesłać w terminie do dnia 14.09.2015r. na adres:
Wojewódzki Szpital Zespolony w Elblągu
ul. Królewiecka 146, 82-300 Elbląg
Sekretariat (pok. nr 44)

5. Osoby wyznaczone do kontaktu:
Elżbieta Rojewska-Gubaro – tel. 55 23 95 617
Agnieszka Grzelak - tel. 55 23 95 948

6. Wybór najkorzystniejszej oferty:
Cena - 100%, zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę oraz spełni wszystkie wymogi zaproszenia.

7. Możliwość unieważnienia postępowania:
Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.