Zaproszenie do złożenia ostatecznej oferty cenowej – usługa przygotowania do złożenia wniosku aplikacyjnego

Dyrekcja Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu zwraca się z uprzejmą prośbą o złożenie oferty cenowej na usługę przygotowania Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu do złożenia wniosku aplikacyjnego („Studium Wykonalności” wraz ze wszystkimi niezbędnymi załącznikami, a także nanoszenia wszelkich korekt i uwag oraz składania wyjaśnień na etapie oceny formalnej i merytorycznej, które zostaną zgłoszone przez Zamawiającego lub Instytucję Zarządzającą) zgodnego z obowiązującymi wytycznymi konkursowymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2014-2020,
dla
Osi priorytetowej 9 „Dostęp do wysokiej jakości usług publicznych”, Działanie: 9.1 – Infrastruktura ochrony zdrowia, Poddziałanie 9.1.2 Infrastruktura ochrony zdrowia w miejskim obszarze funkcjonalnym Elbląga - Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata 2014-2020 współfinansowanych ze środków EFRR i EFS (roboty budowlane, doposażenie).

Tytuł projektu: „Modernizacja Traktu Porodowego i Oddziału Ginekologiczno-Położniczego Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu wraz z doposażeniem”

Wartość projektu około– 12 000 000,00 zł
Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza 30 000 euro.

1. Opis przedmiotu zamówienia zakres zamówienia:
Przedmiotem umowy jest usługa przygotowania Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu
do złożenia wniosku aplikacyjnego („Studium Wykonalności” wraz ze wszystkimi niezbędnymi załącznikami, a także nanoszenia wszelkich korekt i uwag oraz składania wyjaśnień na etapie oceny formalnej i merytorycznej, które zostaną zgłoszone przez Zamawiającego lub Instytucję Zarządzającą) zgodnego z obowiązującymi wytycznymi konkursowymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2014-2020.

2. Dokumenty programu
Wykonawca zobowiązuje się przygotować Przedmiot zamówienia wg aktualnych i powszechnie dostępnych wytycznych Instytucji Zarządzającej, zamieszczonych na stronie internetowej http://rpo.warmia.mazury.pl/ i informacji uzyskanych w drodze indywidualnie skierowanych zapytań przez Wykonawcę lub Zamawiającego do Instytucji Zarządzającej.
Planowane ogłoszenie o konkursie znajduje się na stronie internetowej RPO WiM (harmonogram naboru wniosków o dofinansowanie projektów - Oś priorytetowa 9 „Dostęp do wysokiej jakości usług publicznych”, Działanie: 9.1 – Infrastruktura ochrony zdrowia, Poddziałanie 9.1.2 Infrastruktura ochrony zdrowia w miejskim obszarze funkcjonalnym Elbląga.

3. Zakres usługi:
Wykonawca zobowiązany jest do:
a) bieżącego konsultowania z Zamawiającym tekstu dokumentów w trakcie jego opracowywania oraz uwzględnienia wszelkich uwag i sugestii Zamawiającego, zgłaszanych do czasu ostatecznego zatwierdzenia dokumentu (Studium Wykonalności).
b) pozostawania w stałym kontakcie z Instytucją Wdrażającą, w tym bieżącego monitorowania jej oficjalnej strony internetowej, do czasu ostatecznego zatwierdzenia dokumentu.
c) wskazania pracownika/ów do bieżących i roboczych kontaktów z Zamawiającym.
d) zapoznania się z dokumentacją projektową opracowaną dla zadania inwestycyjnego
pn. „Remont i przebudowa pierwszego piętra budynku 1A i budynku 1C Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu pod potrzeby Oddziału Położniczego oraz Traktu Porodowego” na podstawie Umowy o prace projektowe i nadzór autorski Nr 5/2014
z dnia 04.03.2014 roku oraz dane/informacje pozyskane w formie pisemnej
od Zamawiającego będą stanowiły dla Wykonawcy niniejszej umowy podstawę
do przygotowania dokumentów aplikacyjnych o dofinansowanie projektowanej inwestycji ze środków UE w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia
i Mazury, Osi priorytetowej 9 „Dostęp do wysokiej jakości usług publicznych”, Działanie: 9.1 – Infrastruktura ochrony zdrowia, Poddziałanie 9.1.2 Infrastruktura ochrony zdrowia w miejskim obszarze funkcjonalnym Elbląga. Dokumentacja projektowa budowlana i wykonawcza została sporządzona w 2014/2015 roku i ze względów organizacyjnych, dla zachowania ciągłości świadczonych usług medycznych w zakresie Położnictwa przewiduje podział inwestycji na trzy etapy realizacyjne. Dla poszczególnych etapów realizacyjnych zostały wydane odrębne pozwolenia na budowę, tj.:
Etap I – Trakt Porodowy: Decyzja Nr 213/2014 z dnia 18.06.2014r.,
Etap II a – Oddział Położniczy (pomieszczenia w budynku 1A): Decyzja Nr 534/2014 z dnia 31.12.2014r.,
Etap II b – Oddział Położniczy (pomieszczenia w budynku 1C): Decyzja Nr 533/2014 z dnia 31.12.2014r.
e) przekazywanie materiałów, informacji i danych dotyczących planowanej inwestycji będzie następowało stosownie do potrzeb (bez zbędnej zwłoki), na zasadzie partnerstwa,
tj. bieżących wzajemnych kontaktów pomiędzy przedstawicielami Zamawiającego, Projektanta oraz Wykonawcy.
f) Wykonawca w trakcie realizacji usługi zobowiązany jest do ścisłej współpracy
z Zamawiającym oraz Projektantem celem należytego przygotowania wszystkich niezbędnych/wymaganych dokumentów aplikacyjnych o dofinansowanie projektowanej inwestycji ze środków UE w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia
i Mazury na lata 2014-2020 Osi priorytetowej 9 „Dostęp do wysokiej jakości usług publicznych”, Działanie: 9.1 – Infrastruktura ochrony zdrowia, Poddziałanie 9.1.2 Infrastruktura ochrony zdrowia w miejskim obszarze funkcjonalnym Elbląga.
g) uwzględniania na bieżąco w przedmiocie zamówienia wszystkich ewentualnych zmian projektowych, uzupełnień oraz dodatkowych informacji dotyczących inwestycji (wynikłych
w trakcie realizacji niniejszej Umowy), niezbędnych dla prawidłowego sporządzenia dokumentów aplikacyjnych.
h) wykonania wszelkich usług koniecznych, nieprzewidzianych na etapie formułowania przedmiotu zamówienia, a niezbędnych dla prawidłowego osiągnięcia celu realizacji zamówienia.
i) dysponowania należytą wiedzą i doświadczeniem celem wykonania przedmiotu zamówienia, tj. wiedzą nt. zasad ubiegania się o wsparcie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 9 „Dostęp do wysokiej jakości usług publicznych”, Działanie: 9.1 – Infrastruktura ochrony zdrowia, Poddziałanie 9.1.2 Infrastruktura ochrony zdrowia w miejskim obszarze funkcjonalnym Elbląga.
j) dokonywania koniecznych lub pożądanych zmian do czasu ostatecznego zatwierdzenia dokumentu.
k) nanoszenia wszelkich korekt i uwag jak i składania wyjaśnień na etapie oceny formalnej oraz merytorycznej, które zostaną zgłoszone przez Zamawiającego lub Instytucję Zarządzającą.
l) przedłożenia na każde wezwanie Zamawiającego pisemnej informacji o stanie zaawansowania realizacji umowy.

Zakres usług powyżej opisanych zostanie wykonany w ramach wynagrodzenia ujętego w ramach § 7 umowy bez względu na rozmiar nakładów i czynności koniecznych do wykonania przez Wykonawcę.
Przedmiot zamówienia musi być kompletny z punktu widzenia celu, któremu ma służyć,
tj. musi być wykonany tak, aby umożliwić Zamawiającemu terminowe złożenie prawidłowo sporządzonych dokumentów aplikacyjnych o dofinansowanie projektowanej inwestycji
ze środków UE w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2014-2020, Oś priorytetowa 9 „Dostęp do wysokiej jakości usług publicznych”, Działanie: 9.1 – Infrastruktura ochrony zdrowia, Poddziałanie 9.1.2 Infrastruktura ochrony zdrowia w miejskim obszarze funkcjonalnym Elbląga.

4. Wymagania dotyczące wykonawców mogących ubiegać się o udzielenie zamówienia:
Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia zobligowany jest do złożenia n/w dokumentów:
1)   Formularza ofertowego,
2)   Aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
3)   Zaakceptowany (podpisany) projekt umowy.

5. Zamawiający żąda aby Wykonawca wykazał, że:
Skutecznie zrealizował w okresie ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy niż 5 lat– zrealizował podobną usługę
dla co najmniej 5 podmiotów finansowanych ze środków publicznych lub innych. Na potwierdzenie spełnienia warunku Wykonawca przedstawi listy referencyjne potwierdzające, że usługa została wykonana należycie i skutkowała podpisaniem umowy o dofinansowanie.

6. Wymagany termin realizacji zamówienia:
a)   Wykonawca zrealizuje i dostarczy dokumentację projektową do złożenia wniosku aplikacyjnego
w terminie do dwóch tygodni od dnia ogłoszenia konkursu.
b)   Obsługę merytoryczną na etapie oceny formalnej i merytorycznej projektu Wykonawca będzie realizować do czasu otrzymania przez Zamawiającego informacji z Instytucji Zarządzającej Programem o pozytywnej lub negatywnej ocenie wniosku.
c)   Odbiór dokumentów nastąpi w siedzibie Zamawiającego na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego bez uwag sporządzonego w obecności przedstawiciela Zamawiającego i Wykonawcy.
d)   Wykonawca przekaże Przedmiot Zamówienia Zamawiającemu w trzech tożsamych egzemplarzach papierowych oraz na płycie CD w formatach określonych w regulaminie konkursu (3 szt.).
e)   Wraz z podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego bez uwag Wykonawca przekaże w ramach wynagrodzenia wynikającego z umowy autorskie prawa majątkowe do dokumentacji aplikacyjnej wytworzonej w ramach przedmiotu zamówienia.

7. Warunki płatności:
1)   Wykonawca wykona usługę przygotowania Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu
do złożenia wniosku aplikacyjnego („Studium Wykonalności” wraz ze wszystkimi niezbędnymi załącznikami, a także nanoszenia wszelkich korekt i uwag oraz składania wyjaśnień na etapie oceny formalnej i merytorycznej, które zostaną zgłoszone przez Zamawiającego lub Instytucję Zarządzającą) za cenę łączną brutto ………………………………………………………………..

2)   Płatność nastąpi w 2 transzach:

I transza na etapie przygotowania dokumentacji projektowej do złożenia wniosku aplikacyjnego:
Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości 50% wartości wynagrodzenia brutto umowy:
Wartość netto: .......................................................... zł
(słownie..............................................................................................................)
- stawka podatku VAT ................................ %
- kwota podatku VAT .................................. zł
(słownie: ...........................................................................................................)
Wartość brutto :......................................................... zł
(słownie: ............................................................................................................)

Za przygotowanie dokumentacji projektowej do złożenia wniosku aplikacyjnego Wykonawca wystawi Zamawiającemu protokół zdawczo – odbiorczy bez uwag, na podstawie którego zostanie wystawiona faktura VAT o treści: „Usługa przygotowania Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu do złożenia wniosku aplikacyjnego w ramach projektu, pn.: „Modernizacja Traktu Porodowego i Oddziału Ginekologiczno-Położniczego Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu wraz z doposażeniem” („Studium Wykonalności” wraz ze wszystkimi niezbędnymi załącznikami) 50% wynagrodzenia brutto wynikającego z zawartej umowy nr……..

Płatność nastąpi przelewem na konto Wykonawcy w terminie 30 dni od dnia wpływu faktury VAT wraz
z protokołem zdawczo-odbiorczym usługi bez uwag do sekretariatu Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego
w Elblągu.

II transza po zakończeniu oceny merytorycznej projektu:
a)   W przypadku pozytywnej oceny wniosku o dofinansowanie Wykonawca wystawi Zamawiającemu protokół zdawczo – odbiorczy bez uwag, na podstawie którego zostanie wystawiona faktura VAT o treści: „Usługa przygotowania Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu do złożenia wniosku aplikacyjnego w ramach projektu, pn.: „Modernizacja Traktu Porodowego i Oddziału Ginekologiczno-Położniczego Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu wraz z doposażeniem” („Studium Wykonalności” wraz ze wszystkimi niezbędnymi załącznikami), 50% wynagrodzenia brutto wynikającego z zawartej umowy nr……...
Wartość netto: .......................................................... zł
(słownie..............................................................................................................)
- stawka podatku VAT ................................ %
- kwota podatku VAT .................................. zł
(słownie: ...........................................................................................................)
Wartość brutto :......................................................... zł
(słownie: ............................................................................................................)

Płatność nastąpi przelewem na konto Wykonawcy w terminie 30 dni od dnia wpływu faktury VAT
wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym usługi bez uwag do sekretariatu Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu.

b)   W przypadku negatywnej oceny wniosku o dofinansowanie Wykonawca wystawi Zamawiającemu protokół zdawczo – odbiorczy bez uwag, na podstawie którego zostanie wystawiona faktura VAT o treści: „Usługa przygotowania Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu do złożenia wniosku aplikacyjnego w ramach projektu, pn.: „Modernizacja Traktu Porodowego i Oddziału Ginekologiczno-Położniczego Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu wraz z doposażeniem” („Studium Wykonalności” wraz ze wszystkimi niezbędnymi załącznikami), 20% wynagrodzenia brutto wynikającego z zawartej umowy nr…….., uznając pozostałą część wynagrodzenia
za nienależną.
Wartość netto: .......................................................... zł
(słownie..............................................................................................................)
- stawka podatku VAT ................................ %
- kwota podatku VAT .................................. zł
(słownie: ...........................................................................................................)
Wartość brutto :......................................................... zł
(słownie: ............................................................................................................)

Płatność nastąpi przelewem na konto Wykonawcy w terminie 30 dni od dnia wpływu faktury VAT
wraz z protokołem zdawczo-odbiorczym usługi bez uwag do sekretariatu Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu.
Za dzień dokonania zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Wysokość odsetek za nieterminową płatność nie wyższa niż odsetki ustawowe w skali roku.

8. Składanie ofert
1)   Oferty należy składać w sekretariacie Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu,
82-300 Elbląg, ul. Królewiecka 146 do dnia 09.11.2016r. w kopertach opisanych –
“Oferta na usługę przygotowania Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu do złożenia wniosku aplikacyjnego zgodnego z obowiązującymi wytycznymi konkursowymi
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2014-2020
w ramach projektu pn.: „Modernizacja Traktu Porodowego i Oddziału Ginekologiczno-Położniczego Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu wraz z doposażeniem”.
2)   Zaoferowana cena oferty musi uwzględniać wszystkie wyszczególnione warunki.
3)   Oferta powinna być podpisana przez Osoby umocowane do składania oświadczeń woli
i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy. Umocowanie do złożenia oferty winno być dołączone do oferty o ile nie wynika to wprost z innych dokumentów załączonych do oferty.

9. Wybór oferty
1)   Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną. Jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana będzie się uchylał od podpisania umowy w miejscu i czasie wyznaczonym przez Zamawiającego - Zamawiający może wybrać ofertę sklasyfikowaną jako następna według cen.
2)   W przypadku, gdy zostaną złożone dwie oferty o równych a zarazem najniższych cenach Wykonawcy, którzy złożyli te oferty zostaną poproszeni o złożenie ofert dodatkowych z ceną nie wyższą od zaoferowanej w ofercie podstawowej – do skutecznego rozstrzygnięcia postępowania. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa.
3)   W toku dokonywania oceny złożonych ofert ostatecznych, Zamawiający może jednorazowo żądać udzielenia przez Wykonawcę wyjaśnień treści złożonej oferty, a także ich ewentualnego uzupełnienia, o ile uzupełnienie nie będzie wpływać na kryterium wyboru oferty,
tj. zaproponowaną przez Wykonawcę cenę.
4)   Jeżeli Wykonawca w zakreślonym terminie przez Zamawiającego nie udzieli wyjaśnień
dot. treści złożonej oferty, a także nie dokona ich uzupełnienia lub też treść uzupełnionych dokumentów nie będzie potwierdzała wymagań postawionych przez Zamawiającego,
w zaproszeniu do złożenia oferty ostatecznej, jego oferta zostanie odrzucona.
5)   W przypadku, gdy nie zostanie złożona żadna oferta lub oferty złożone zostaną odrzucone,
lub pojawi się błąd, który uniemożliwi podpisanie ważnej umowy wówczas Zamawiający unieważni postępowanie.

10. Przyjęte kryteria oceny i ich ranga:
Kryterium ceny - 100%
Cena (brutto) oferty winna być przedstawiona w PLN do dwóch cyfr po przecinku i obejmować wszelkie koszty związane z kompleksową realizacją przedmiotowego zamówienia.
Zamawiający udzieli zamówienia publicznego Wykonawcy, którego oferta będzie :
1)   odpowiadała treści zapytania ofertowego,
2)   spełniała warunki udziału w postępowaniu

11. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń
i dokumentów.
1)   Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.
2)   Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.
3)   W przedmiotowym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie. 

Załączniki:
Załącznik Nr 1   Opis przedmiotu zamówienia.
Załącznik Nr 2    Formularz Ofertowy,
Załącznik Nr 3    Projekt Umowy

Osoby do kontaktu:
Hanna Oleksy 55 239 58 96 email: holeksy@szpital.elblag.pl
Renata Bednarczyk 55 239 58 96 email: rbednarczyk@szpital.elblag.pl,