Zaproszenie do złożenia ostatecznej oferty cenowej - audyt zewnętrzny

Wojewódzki Szpital Zespolony w Elblągu zwracamy się z uprzejmą prośbą o złożenie ostatecznej oferty cenowej na usługę Audytu zewnętrznego na realizację projektu "Rozwój nowoczesnych zespołów ratownictwa medycznego polegający na modernizacji infrastruktury, rozbudowie systemów wspomagania decyzji oraz podniesieniu jakości świadczeń medycznych w oparciu o współpracę transgraniczną"

Elbląg, 23.04.2013r.

Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty

Wojewódzki Szpital Zespolony w Elblągu, ul. Królewiecka 146 informuje, że w postępowaniu prowadzonym w trybie art. 4 pkt.8 ustawy prawo zamówień publicznych na usługę w zakresie audytu zewnętrznego w ramach realizacji projektu "Rozwój nowoczesnych zespołów ratownictwa medycznego polegający na modernizacji infrastruktury, rozbudowie systemów wspomagania decyzji oraz podniesieniu jakości świadczeń medycznych w oparciu o współpracę transgraniczną" w ramach UMOWY GRANTU – DZIAŁANIA POZA GRANICAMI UNII EUROPEJSKIEJ -nr referencyjny projektu Nr ILPR.02.02.00-28-089/10-00 - Zamawiający dokonał w dniu 17.04.2013r. wyboru wg kryterium cena 100 % jako oferty najkorzystniejszej ofertę złożoną przez Wykonawcę:

Biuro Audytu i Rachunkowości PROMAR Sp. z o.o.
Ul. Władysława IV 43
81-395 Gdynia

Wartość oferty netto:16 000,00-zł Wartość oferty brutto: 19 680,00zł

Elbląg, 02.04.2013r.

w ramach UMOWY GRANTU – DZIAŁANIA POZA GRANICAMI UNII EUROPEJSKIEJ -nr referencyjny projektu Nr ILPR.02.02.00-28-089/10-00 dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach PROGRAMU WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ LITWA -POLSKA-ROSJA 2007-2013.

Priorytet 2 – „Wspieranie rozwoju społecznego, gospodarczego i przestrzennego”.

Działanie 2.2 – „Rozwój potencjału ludzkiego poprzez poprawę warunków społecznych, rządzenia i szans edukacyjnych”.

zawartej w dniu 28.12.2012 r.

pomiędzy:

Ministerstwem Rozwoju Regionalnego Rzeczpospolitej Polskiej w Warszawie, przy ul. Wspólnej 2/4 a

Wojewódzkim Szpitalem Zespolonym w Elblągu z siedzibą w Elblągu, przy ul. Królewieckiej 146, 82-300 Elbląg

I. Opis przedmiotu zamówienia zakres zamówienia:

1. Podstawa prawna audytu

Art. 37 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. ustanawiającego zasady stosowania programów współpracy transgranicznej finansowanych w ramach rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady określającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, zgodnie z którym Wspólna Instytucja Zarządzająca jest zobowiązana do przeprowadzenia audytów projektów obejmujących badanie faktyczności, prawidłowości i kwalifikowalności wydatków.

Audyt należy przeprowadzić zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska-Rosja w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (ENPI CBC) 2007-2013, wydanymi przez Instytucję Zarządzająca, w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego: zgodnie z Załącznikiem VII Specjalne warunki Umowy Grantowej (BUDG i EFR) – Weryfikacja Wydatków Praktyczny przewodnik procedur zawierania umów dla działań zewnętrznych UE, Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia na weryfikacje wydatków W RAMACH UMOWY GRANTU dla Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska-Rosja w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (ENPI CBC) 2007-2013.

Załącznik VII Specjalne warunki Umowy Grantowej (BUDG i EFR) - Weryfikacja Wydatków do Praktycznego przewodnika procedur zawierania umów dla działań zewnętrznych UE, określa Warunki Umowy z Audytorem oraz szczegółowe warunki wszelkich procedur, dowodów, dokumentacji sprawozdawczości dla niniejszego Przedmiotu Zamówienia wraz z obowiązującymi załącznikami do niego stanowi załącznik nr 2 do SOPZ.

2. Cel audytu

Przedmiotem usługi jest przeprowadzenie:

• Audytów okresowych i Skonsolidowanego audytu końcowego.
• sporządzenie Raportów z audytów okresowych projektu i Skonsolidowanego raportu końcowego z uwzględnieniem wydatków dla części projektu zrealizowanej przez partnera projektu.
  
• skonsolidowanych Sprawozdań Finansowych dotyczących Umowy grantu i Umowy o partnerstwie dla projektu realizowanego ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Litwa – Polska – Rosja w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa I Partnerstwa (ENPI CBC) 2007 – 2007 Celem audytu projektu realizowanego w ramach programu jest weryfikacja czy:
• wydatki poniesione przez Beneficjenta, przedłożone do rozliczeń do WIZ w celu refundacji, zostały faktycznie poniesione, są prawidłowe (zgodne z prawem krajowym, unijnym, umową, zasadami programu) i kwalifikowalne,
• projekt jest realizowany zgodnie z umową grantową/usługowymi i wnioskiem aplikacyjnym,
  
• procedury o udzielenie zamówienia publicznego zostały przeprowadzone/są prowadzone prawidłowo, Wykonawca wyda opinię w powyższym zakresie. Opinia zostanie zawarta w Skonsolidowanym raporcie końcowym.
  

3. Zakres audytu

Przez audyt zewnętrzny należy rozumieć ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, niezależny od Beneficjenta, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezależnej oceny realizacji Projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności. Audyt zewnętrzny winien prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych powinno mieć charakter bezpośredni. Efektem przeprowadzonego audytu jest sporządzenie przez niezależnego Wykonawcę audytu zewnętrznego raportu oraz wydanie opinii w wyżej wymienionym zakresie.

Aby osiągnąć cel badania projektów Wykonawca zweryfikuje w szczególności czy:

• wydatki poniesione przez Beneficjenta przedkładane do WIZ w celu refundacji, zostały faktycznie poniesione, są prawidłowe (zgodne z prawem krajowym, unijnym, umową, zasadami programu) i kwalifikowalne,
  
• projekt jest realizowany zgodnie z umową grantową/partnerską/usługowymi i wnioskiem aplikacyjnym,
  
• procedury o udzielenie zamówienia publicznego zostały przeprowadzone/są prowadzone prawidłowo,
  

W szczególności sprawdzone zostaną następujące kwestie związane z realizacją projektu:

1. Wykonanie działań zaplanowanych w projekcie zgodnie z umową grantową/partnerską/usługową i wnioskiem aplikacyjnym. Wykonawca zweryfikuje czy działania zaplanowane w projekcie zostały wdrożone (przy uwzględnieniu zaawansowania realizacji projektu) i czy zostały wykonane w zakresie zgodnym z założeniami zawartymi w projekcie.
   
2. Zakup/wytworzenie środków trwałych w związku z realizacją projektu. Wykonawca przeprowadzi oględziny środków trwałych w celu potwierdzenia ich zakupu/wytworzenia i/lub remontu/modernizacji. Ponadto Wykonawca zweryfikuje czy przyjęcie zakupionego/ wytworzonego/ wyremontowanego/ zmodernizowanego środka trwałego jest potwierdzone odpowiednim dokumentem. Następnie Wykonawca zweryfikuje czy środek trwały został wpisany do ewidencji środków trwałych oraz /Jeżeli dotyczy/ czy został przypisany/oddany do użytku osobom, które w zakresach obowiązków mają wskazane zadania dotyczące realizacji projektu. Ponadto Wykonawca sprawdzi czy środek trwały jest wykorzystywany w ramach projektu zgodnie z umową/wnioskiem aplikacyjnym oraz czy sprzęt został prawidłowo oznaczony zgodnie z wytycznymi promocji.
   
3. Prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej dla projektu. Wykonawca zbada czy prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa dla operacji dotyczących projektu i czy ewidencja oparta jest na zasadzie „podwójnego zapisu”. Istotne jest by zostało zweryfikowane czy wszystkie wydatki przedstawione przez Beneficjenta do refundacji zostały ujęte w księgach rachunkowych. Ponadto konieczne jest sprawdzenie czy zapisy księgowe poparte są dowodami księgowymi oraz czy dowody księgowe, na podstawie których dokonano ewidencji wydatków, są identyczne z kopiami przedstawionymi przez Beneficjenta do rozliczenia.
   
4. Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie wyjazdów służbowych i zakwaterowania. Wykonawca sprawdzi czy odbyty wyjazd był przewidziany w projekcie, a także czy wyjazd został prawidłowo udokumentowany. Jednocześnie Wykonawca zweryfikuje czy koszt delegacji został prawidłowo naliczony.
   
5. Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie wydatków związanych z zatrudnieniem pracowników, ekspertów zewnętrznych (w tym trenerów szkoleniowych). Wykonawca zweryfikuje czy w projekcie zostało zaplanowane zatrudnienie pracownika/eksperta do wykonania zadań określonych w umowie Beneficjenta z pracownikiem/ekspertem. Następnie Wykonawca zbada czy zadanie zostało wykonane przez pracownika/eksperta zgodnie z zakresem określonym w projekcie oraz czy kwalifikacje pracownika/eksperta były adekwatne do powierzonych mu zadań. Dodatkowo Wykonawca zweryfikuje czy obciążenia wynagrodzenia za wykonaną usługę zostały prawidłowo naliczone (np.: zaliczka na podatek dochodowy).
   
6. Przestrzeganie obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu. Wykonawca zbada czy inwestycja infrastrukturalna została oznaczona odpowiednimi tablicami. W przypadku audytowania działań szkoleniowych, spotkań itp. Wykonawca zweryfikuje czy pomieszczenie, w którym odbyło się szkolenie/spotkanie zostało odpowiednio oznakowane (jeżeli jest to możliwe do zweryfikowania). Ponadto Wykonawca sprawdzi czy dokumentacja dotycząca projektu została odpowiednio oznakowana, a także czy odpowiednie logo zostało umieszczone na materiałach informacyjnych i promocyjnych zgodnie z wytycznymi Wspólnej Instytucji Zarządzającej.
   
7. Prawidłowe ponoszenie i rozliczanie wydatków inwestycyjnych,
   
8. Kwalifikowalność podatku VAT, w tym możliwość odzyskania podatku VAT przez Beneficjenta. W przypadku gdy przedstawiono podatek VAT do refundacji Wykonawca zbada czy Beneficjent ma możliwość otrzymania zwrotu tego podatku.
   
9. Prawidłowość przeprowadzonej procedury udzielania zamówienia publicznego (zgodność z prawem krajowym w przypadku beneficjentów z Polski. Wykonawca zweryfikuje zgodność przeprowadzonych procedur z ustawą Prawo zamówień publicznych na podstawie listy przekazanej przez Beneficjenta. Dodatkowo zweryfikowana zostanie pod względem prawidłowości (zgodność z prawem krajowym w przypadku beneficjentów z Polski każda trwająca i każda zakończona procedura o udzielenie zamówienia publicznego.
   
10. Prawidłowe nabywanie dostaw, usług i robót budowlanych nie podlegających procedurom dot. Zamówień publicznych. Wykonawca zbada czy Beneficjent w sposób uprawniony zrezygnował z przeprowadzenia zamówienia publicznego w ramach projektu. W szczególności Wykonawca zweryfikuje czy Beneficjent przestrzegał zasady równego traktowania i zakazu dyskryminacji wykonawców oraz czy cena jaką zapłacił Beneficjent nie odbiega rażąco od cen rynkowych.
    
11. Przestrzeganie zasad i przepisów dot. ochrony środowiska. Wykonawca zbada czy podjęte działania w ramach projektu po stronie polskiej podlegają ocenie oddziaływania na środowisko (OOŚ). Jeżeli zaistniał taki przypadek - należy sprawdzić czy właściwy organ stwierdził obowiązek sporządzenia raportu OOŚ wraz z określeniem jego zakresu. Ponadto Wykonawca sprawdzi czy działania w ramach projektu są realizowane na obszarze Natura 2000 oraz czy działania realizowane w projekcie uzyskały decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach. Jednocześnie Wykonawca zweryfikuje czy działania w ramach projektu zostały wykonane zgodnie z decyzją o środowiskowych uwarunkowaniach. i instrukcjami Komisji Europejskiej
    
12. Przestrzeganie zasady równości szans. Wykonawca sprawdzi czy realizacja projektu nie narusza zasady równego traktowania kobiet i mężczyzn w szczególności w zakresie: - warunków dostępu do zatrudnienia, kształcenia i awansu zawodowego oraz warunków pracy, - świadczenia i dostępu do usług oraz dostawy i dostępu do towarów.
    
13. Ponadto Wykonawca zweryfikuje czy projekt nie wyklucza osób niepełnosprawnych z grupy docelowej oraz czy działania w projekcie nie wykluczają innych osób z grupy docelowej ze względu na rasę pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, wiek, orientację seksualną. Zweryfikowane zostanie przestrzeganie krajowych zasad i przepisów dot. równości szans z instrukcjami Komisji Europejskiej.
    
14. Generowanie przez projekt przychodu. Wykonawca zbada czy dzięki realizacji projektu Beneficjent uzyskał przychód. Jeżeli nastąpiła taka sytuacja to czy przychód został rozliczony w ramach projektu.
    
15. Wystąpienie podwójnego finansowania wydatków z innych źródeł, w tym ze środków UE,
    
16. Wystąpienie i prawidłowe rozliczenie pomocy publicznej w projekcie,
    
17. Prawidłowość i terminowe dokonywanie wydatków. Wykonawca zweryfikuje czy wydatki zostały poniesione w okresie kwalifikowalności, a także czy przy ponoszeniu wydatków Beneficjent przestrzegał zasad legalności, rzetelności i gospodarności, zgodnie z krajowymi przepisami o finansach publicznych. Wykonawca sprawdzi także czy wydatki są poparte dokumentami księgowymi potwierdzającymi ich dokonanie.
    
18. Prawidłowe dokumentowanie wydatków i opisywanie dokumentów. Wykonawca zweryfikuje czy działania, których dotyczą wydatki, są poparte: dokumentami potwierdzającymi wykonanie tych działań (np.: czy szkolenie poparte jest listą uczestników, zdjęciami) oraz dokumentami dotyczącymi odbioru, np.: protokołami odbioru. Ponadto Wykonawca zweryfikuje czy dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków oraz wykonanie działań w ramach projektu są opisane zgodnie z wymaganiami Programu. Dodatkowo Wykonawca sprawdzi czy u Beneficjenta na oryginałach faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) widnieje adnotacja o przedstawieniu wydatku do refundacji z innych źródeł, w tym ze środków UE.
    
19. Przestrzeganie zasad programu (m.in. Rule of Origin).
    

Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza 14 000 euro.

4. Wymagania dotyczące wykonawców mogących ubiegać się o udzielenie zamówienia:

Wykonawca przeprowadzi audyt zgodnie z powszechnie uznanymi międzynarodowymi standardami audytu zawartymi w Załączniku VII Aneks nr VII Terms of reference for an expenditure verification of a grand contrach (Specjalne warunki Umowy Grantowej (BUDG i EFR) - Weryfikacja Wydatków. Audytor potwierdza, że spełnia przynajmniej jeden z poniższych warunków:

• Audytor oraz/lub firma jest członkiem narodowego organu księgowych lub audytorów lub też instytucji która jest członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC)
  
• Audytor lub/oraz firma jest członkiem narodowej organizacji księgowych lub audytorów. Chociaż instytucja ta nie jest członkiem IFAC, Audytor zobowiązuje się prowadzić wykonywanie niniejszego porozumienia w sposób zgodny ze standardami IFAC oraz zasadami etycznymi określonymi w Warunkach Referencyjnych.
  
• Audytor oraz/lub firma jest zarejestrowany jako ustawowy audytor w publicznym rejestrze w kraju członkowskim UE zgodnie z zasadami opisanymi w Dyrektywie 2006/43/EC Parlament Europejskiego oraz Rady (ma to zastosowanie do audytorów oraz firm audytorskich mieszczących się w kraju członkowskim UE).
  
• Audytor oraz/lub firma jest zarejestrowany jako ustawowy audytor w publicznym rejestrze w kraju trzecim a rejestr ten podlega zasadom opisanym w prawodawstwie tego kraju (ma to zastosowanie dla audytorów lub firm mieszczących się w kraju trzecim)
  

Audytor będzie realizował niniejsze porozumienie zgodnie z najnowszymi:

• Międzynarodowymi Standardami dla Usług Powiązanych (ISRS) 4400 Engagements w celu wykonania uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowej zgodnie z IFAC; (http://www.paab.co.za/documents/doc_00793.pdf)
  
• zasadami Kodeksu Etyki dla Zawodowych Księgowych wyznaczonymi przez IFAC. Chociaż ISRS 4400 stanowi, że niezależność nie jest wymogiem dla porozumień do wykonania uzgodnionych procedur, WUZ wymaga aby Audytor był ciałem niezależnym od Beneficjenta oraz Partnerów I spełniał warunki niezależności zgodnie z Kodeksem Etycznym dla Zawodowych Księgowych (http://www.ifac.org/Members/DownLoads/Network_Firm.pdf)
  

Wszystkie audyty zostaną przeprowadzone w siedzibie Beneficjenta. Audyt przeprowadzany będzie przez Zespół kontrolujący składający się z Kierownika zespołu kontrolującego oraz, co najmniej jednego (poza Kierownikiem) członka zespołu kontrolującego.

• Wykonawca najpóźniej w terminie 14 dni roboczych od dnia zlecenia przeprowadzenia audytu przystąpi do wykonania wskazanego przez Beneficjenta audytu wraz z przystąpieniem do wykonania audytu.
  
• Wykonawca dostarczy do Beneficjenta Deklaracje bezstronności i poufności, sporządzone zgodnie ze wzorem Załącznik nr 1.1, 1.2 do SOPZ, podpisane przez członków zespołów kontrolujących.
  
• Wykonawca najpóźniej w terminie 7 dni kalendarzowych przed planowanym audytem skutecznie powiadomi Beneficjenta o terminie audytu oraz o dokumentach, które należy przygotować do audytu.
  
• Wykonawca będzie przechowywał i udostępni Beneficjentowi dowody skutecznego doręczenia pisma Beneficjentowi o terminie audytu.
  
• Kierownik zespołu kontrolującego w terminie 3 dni roboczych od zakończenia czynności audytowych w ramach Audytu okresowego przygotuje i przedstawi Beneficjentowi wstępne wyniki audytu (wg. wzoru – załącznik nr 1.3 do SOPZ) podpisane przez wszystkich członków zespołu kontrolującego, wraz z informacją o prawie do wniesienia uwag, sporządzone w języku polskim – jeden (1) egzemplarz i języku angielskim –trzy (3) egzemplarze.
  
• Beneficjent ma prawo wniesienia uwag do wstępnych wyników Audytu okresowego w terminie 5 dni roboczych od dnia ich otrzymania.
  
• Kierownik zespołu kontrolującego w terminie 3 dni roboczych od otrzymania uwag Beneficjenta lub upływu terminu na wniesienie przez Beneficjenta uwag przygotuje i przedstawi Beneficjentowi do podpisu końcowe wyniki Audytu okresowego podpisane przez wszystkich członków Zespołu kontrolującego, sporządzone w języku polskim – jeden (1) egzemplarz i języku angielskim –trzy (3) egzemplarze.
  
• W dniu podpisania przez Beneficjenta końcowych wyników z Audytu okresowego lub jeżeli w ciągu 2 dni roboczych Zamawiający nie ustosunkuje się lub odmówi z nieuzasadnionych przyczyn podpisania końcowych wyników audytu – audyt okresowy uznaje się za zakończony.
  
• W przypadku wykrycia nieprawidłowości ze skutkiem finansowym (kosztów niekwalifikowalnych), Wykonawca jest zobowiązany do przekazania do Zamawiającego w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia audytu okresowego, Informacji o wykryciu nieprawidłowości (wg. wzoru – załącznik nr 1.4 do SOPZ) wraz z dokumentacją dowodową potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Dokument jest przekazywany w polskiej i angielskiej wersji językowej w formie papierowej i elektronicznej.
  
• W terminie 7 dni roboczych od zakończenia Audytu okresowego Kierownik zespołu kontrolującego przygotuje i przekaże do Beneficjenta wstępną wersję Raportu z audytu okresowego projektu dla realizacji danej części projektu. Wstępna wersja Raport z audytu okresowego projektu zostanie przygotowana i przekazana Beneficjentowi: w języku polskim – jeden (1) egzemplarz i języku angielskim –trzy (3) egzemplarze.
  
• Wraz z wstępną wersją Raportu z audytu okresowego projektu zostaną przekazane potwierdzone za zgodność z oryginałem: wypełnione i podpisane przez członków zespołu kontrolującego wstępne i końcowe wyniki audytu okresowego. Ww. dokumenty (raport w obu wersjach językowych oraz wstępne i końcowe wyniki audytu) zostaną przekazane do Zamawiającego w formie papierowej i elektronicznej.
  
• W terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wstępnej wersji Raportu z audytu okresowego projektu Zamawiający zatwierdzi wykonanie Audytu okresowego w ramach audytu projektu oraz wykonanie Raportu z audytu okresowego projektu poprzez podpisanie Protokołu odbioru z audytu okresowego projektu lub zgłosi swoje zastrzeżenia. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń, Wykonawca jest zobowiązany do ich uwzględnienia oraz przekazania Zamawiającemu prawidłowych dokumentów w formie papierowej i elektronicznej w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania przez Wykonawcę informacji o zastrzeżeniach. W przypadku kolejnych zastrzeżeń procedura zgłaszania uwag i ich wprowadzania przez Wykonawcę jest ponawiana, zgodnie z ww. terminami do momentu podpisania Protokołu odbioru audytu okresowego projektu przez Zamawiającego.
  
• Najpóźniej w terminie do dnia 30 stycznia 2015 r. Wykonawca przekaże Beneficjentowi w formie papierowej w języku polskim – jeden (1) egzemplarz i języku angielskim – trzy (3) egzemplarze oraz w formie elektronicznej Skonsolidowany raport końcowy ze Skonsolidowanego audytu końcowego z uwzględnieniem wydatków dla części projektu zrealizowanej przez partnera projektu.
  

Skonsolidowany raport końcowy będzie zawierać w szczególności:

• wpis o przeprowadzeniu audytu zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu,
  
• szczegółowy opis przeprowadzonych audytów (zakres, rodzaj, termin przeprowadzenia, metodologia prowadzenia audytu),
  
• wyniki audytów,
  
• wyszczególnienie i opis stwierdzonych nieprawidłowości wraz ze wskazaniem kwoty wydatków niekwalifikowalnych,
  
• wyszczególnienie błędów i uchybień w przeprowadzonych i prowadzonych przez Beneficjenta procedurach o udzielenie zamówienia publicznego,
  
• zalecenia Wykonawcy dla Beneficjenta i Partnera projektu sformułowane w wyniku przeprowadzenia audytu,
  
• propozycję działań naprawczych,
  
• opinię dotyczącą prawidłowości i efektywności realizacji projektu oraz kwalifikowalności wydatków wraz z wnioskiem, co do zarządzania projektem/ programem,
  
• główne ryzyka zidentyfikowane w ramach realizowanego projektu,
  
• wnioski z przeprowadzonych audytów i rekomendacje dla Wspólnej Instytucji Zarządzającej w zakresie wdrażania programu.
  

W terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wstępnego Skonsolidowanego raportu końcowego Beneficjent zatwierdzi wykonanie Skonsolidowanego Raportu końcowego poprzez podpisanie Protokołu odbioru Skonsolidowanego raportu końcowego lub zgłosi swoje zastrzeżenia. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń, Wykonawca jest zobowiązany do ich uwzględnienia oraz przekazania Beneficjentowi prawidłowych dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania przez Wykonawcę informacji o zastrzeżeniach. W przypadku kolejnych zastrzeżeń procedura zgłaszania uwag i ich wprowadzania przez Wykonawcę jest ponawiana, zgodnie z ww. terminami do momentu podpisania Protokołu odbioru Skonsolidowanego raportu końcowego przez Beneficjenta. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, obowiązujący audytora, opisany jest w Annex VII „Terms of reference for an expenditure verification” /nieoficjalne tłumaczenie z j. angielskiego: „Warunki Specjalne dla Umowy Grantu - Weryfikacja Wydatków stanowiący integralną cześć SOPZ i opublikowany http://www.lt-pl-ru.eu.pl/

5. Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia n/w dokumentów:

1. formularza ofertowego,
   
2. Aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli obrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
   
3. kserokopii aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważnego zaświadczenia organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010 r. Nr 113 poz. 759) wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
   
4. kserokopii aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważnego zaświadczenia organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 9 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. 2010 r. Nr 113, poz. 759) wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
   
5. zaakceptowany projekt umowy. 

6. Zamawiający żąda, aby Wykonawca wykazał, że:

1. Wykonał, co najmniej 2 audyty dla zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych o wartości co najmniej 25 000 zł brutto każdy,w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęciem niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Na potwierdzenie spełnienia warunku Wykonawca przedstawi listy referencyjne potwierdzające, że Usługa została wykonana należycie.
   
2. W wykonaniu usługi będzie brało udział co najmniej 2 audytorów z wykształceniem wyższym, którzy spełniają, co najmniej jeden z poniższych warunków:
• Audytor oraz/lub firma jest członkiem narodowego organu księgowych lub audytorów lub też instytucji która jest członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC)
• Audytor lub/oraz firma jest członkiem narodowej organizacji księgowych lub audytorów. Chociaż instytucja ta nie jest członkiem IFAC, Audytor zobowiązuje się prowadzić wykonywanie niniejszego porozumienia w sposób zgodny ze standardami IFAC oraz zasadami etycznymi określonymi w Warunkach Referencyjnych.
  
• Audytor oraz/lub firma jest zarejestrowany jako ustawowy audytor w publicznym rejestrze w kraju członkowskim UE zgodnie z zasadami opisanymi w Dyrektywie 2006/43/EC Parlament Europejskiego oraz Rady (ma to zastosowanie do audytorów oraz firm audytorskich mieszczących się w kraju członkowskim UE).
  
• Audytor oraz/lub firma jest zarejestrowany jako ustawowy audytor w publicznym rejestrze w kraju trzecim a rejestr ten podlega zasadom opisanym w prawodawstwie tego kraju (ma to zastosowanie dla audytorów lub firm mieszczących się w kraju trzecim).
  
3. Audytor będzie realizował usługę zgodnie z najnowszymi:
   
• Międzynarodowymi Standardami dla Usług Powiązanych (ISRS) 4400 Engagements w celu wykonania uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowej zgodnie z IFAC; (http://www.paab.co.za/documents/doc_00793.pdf)
  
• zasadami Kodeksu Etyki dla Zawodowych Księgowych wyznaczonymi przez IFAC. Chociaż ISRS 4400 stanowi, że niezależność nie jest wymogiem dla porozumień do wykonania uzgodnionych procedur, WUZ wymaga aby Audytor był ciałem niezależnym od Beneficjenta oraz Partnerów I spełniał warunki niezależności zgodnie z Kodeksem Etycznym dla Zawodowych Księgowych (http://www.ifac.org/Members/DownLoads/Network_Firm.pdf).
  
4. jest wpisany na Listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych prowadzoną przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów. Na potwierdzenie powyższego warunku Wykonawca złoży kserokopię zaświadczenia o wpisie na Listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych prowadzoną przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów.
   
5. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia. Na potwierdzenie powyższego warunku Wykonawca złoży oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia/certyfikaty, o których mowa w pkt.2.
   
6. Oświadczenia osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu oraz Wykonawcy o bezstronności i niezależności.
   

7. Wymagany termin realizacji zamówienia:

Usługa będzie świadczona sukcesywnie przez czas trwania projektu najpóźniej do dnia 31.01.2015r. Jednakże Strony ustalają, że umowa automatycznie przedłuża swój okres obowiązywania do dnia ostatecznego zaakceptowania rozliczenia projektu przez WIZ i przekazania płatności końcowej Zamawiającemu. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia bez dodatkowego wynagrodzenia wszelkich uchybień dotyczących wykonania niniejszej umowy zgodnie z ewentualną koniecznością wynikającą z zaleceń WIZ. W związku z tym ustanawia się zabezpieczenie w wysokości 5000 zł potrącane z ostatniej faktury lub w razie potrzeby z przedostatniej faktury. Zabezpieczenie zostanie wypłacone niezwłocznie po ostatecznym zaakceptowaniu rozliczenia projektu przez WIZ i przekazaniu płatności końcowej Zamawiającemu.

8. Składanie ofert

1. Oferty należy składać w sekretariacie Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu, 82-300 Elbląg, ul. Królewiecka 146 do dnia 17 04 2013 roku do godz. 9:30 w kopertach opisanych – “ Oferta na usługę audytu zewnętrznego w ramach projektu "Rozwój nowoczesnych zespołów ratownictwa medycznego polegający na modernizacji infrastruktury, rozbudowie systemów wspomagania decyzji oraz podniesieniu jakości świadczeń medycznych w oparciu o współpracę transgraniczną" w ramach UMOWY GRANTU – DZIAŁANIA POZA GRANICAMI UNII EUROPEJSKIEJ -nr referencyjny projektu Nr ILPR.02.02.00-28-089/10-00 dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach PROGRAMU WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ LITWA -POLSKA-ROSJA 2007-2013. Otwarcie ofert nastąpi w dniu17.04.2013 roku o godzinie 10:00 w Sekcji Zamówień Publicznych Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu.
   
2. Zaoferowana cena oferty musi uwzględniać wszystkie wyszczególnione warunki.
   
3. Oferta powinna być podpisana przez Osoby umocowane do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy. Umocowanie do złożenie oferty winno być dołączone do oferty o ile nie wynika to wprost z innych dokumentów załączonych do oferty.
   

8. Wybór oferty

Beneficjent wybierze ofertę z najniższą ceną. Jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana będzie się uchylał od podpisania umowy w miejscu i czasie wyznaczonym przez Beneficjenta - Beneficjent wybierze ofertę sklasyfikowaną jako następna według cen (jeśli cena oferty kolejnej nie będzie wyższa niż kwota jaką odbiorca przeznaczył na realizację zamówienia). W przypadku, gdy zostaną złożone dwie oferty o równych a zarazem najniższych cenach Wykonawcy, którzy złożyli te oferty zostaną poproszeni o złożenie ofert dodatkowych z ceną nie wyższą od zaoferowanej w ofercie podstawowej – do skutecznego rozstrzygnięcia postępowania. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa.

9. Przyjęte kryteria oceny i ich ranga:

Kryterium ceny - 100%

Cena (brutto) oferty winna być przedstawiona w PLN do dwóch cyfr po przecinku i obejmować wszelkie koszty związane z kompleksową realizacją przedmiotowego zamówienia.

Beneficjent udzieli zamówienia publicznego Wykonawcy, którego oferta będzie :

• odpowiadała treści zapytania ofertowego,
• spełniała warunki udziału w postępowaniu,
  

10. Sposób porozumiewania się Beneficjent z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów.

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.
   
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.
   
3. W przedmiotowym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Beneficjent i Wykonawcy przekazują pisemnie.
   

11. Osoby do kontaktu

Renata Bednarczyk
55 239 58 96
email: rbednarczyk@szpital.elblag.pl,