Zaproszenie do złożenia ostatecznej oferty cenowej - Organizacja spotkania integracyjnego

Wojewódzki Szpital Zespolony w Elblągu w związku z planowanym udzieleniem zamówienia – w trybie art.4 pkt. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 . – Prawo zamówień publicznych – na organizacja spotkania integracyjnego dla personelu (z dziećmi) Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego zwraca się z prośbą o złożenie ostatecznej oferty cenowej.

1.  Przedmiot zamówienia (szczegółowy opis):

Organizacja spotkania integracyjnego dla personelu (z dziećmi) Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Elblągu w dniu 19 września 2015 r., w godz. 12.00 – 22.00, liczba uczestników: 650 osób dorosłych i 400 dzieci (do 18 r.ż.):

• usługa gastronomiczna (na 1 osobę): zupa (żurek), 3 dania na ciepło (np. kiełbasa, karkówka, bigos, szaszłyk), pieczywo (bez limitu), napój zimny (1 litr w kartonie firmy TYMBARK), kawa (bez limitu), herbata (bez limitu), musztarda (bez limitu), ketchup (bez limitu), zapewnienie naczyń jednorazowych do wszystkich posiłków i napoi,
• dyskretne wydzielenie dla gości specjalnych (30 osób) strefy z obsługą kelnerską,
• obsługa muzyczno - techniczna z oprawą artystyczną i rekreacyjną: konferansjer / osoba  prowadząca spotkanie, znane w Polsce 2 zespoły muzyczne disko polo (w tym jeden z nich z repertuarem coverowych piosenek (gwiazda pikniku), DJ, wodzirej, muzyka mechaniczna,przeprowadzenie 5 konkursów z nagrodami dla dorosłych, nagłośnienie, aby muzyka dochodziła do wszystkich uczestników,
• zapewnienie na czas imprezy odpowiednio oznakowany Punkt Medyczny z obsługą posiadająca certyfikat z zakresu udzielania pierwszej pomocy,
• zapewnienie na czas imprezy ubezpieczenia NW wszystkich uczestników,
• zapewnienie sprzętu Cateringowego potrzebnego do odpowiedniego przeprowadzenia imprezy: zagwarantowanie wszystkim uczestnikom miejsc siedzących, ławy, stoły, parasole, zadaszenie wiaty, namiot, scenę oraz plac pod sceną do tańczenia, podesty itp.
• zabezpieczenie terenu wraz z infrastrukturą tj. ochrona, odpowiednia ilość toalet oraz kosze na odpady stałe, wywóz nieczystości, opłata za grunt, oświetlenie, nagłośnienie,
• organizacja zabawy i konkursów (na bieżąco) dla dzieci, wydzielony plac zabaw z bezpiecznym  asortymentem zabawowym,
• w ramach bezpieczeństwa oznakowanie uczestników imprezy (opaska), zapewnienie służby porządkowej w celu uniemożliwenia wstępu osób trzecich na teren imprezy, teren zamknięty dla osób trzecich, ogrodzony,
• zapewnienie miejsc parkingowych dla uczestników spotkania,
• miejsce spotkania integracyjnego winno znajdować się w obrębie do 10 km od Elbląga (ze względu na dojazd pracowników do miejsca spotkania).
  

2. Wymagany termin realizacji zamówienia:

Przedmiot zamówienia będzie zrealizowany dnia 19 września 2015r., w godz. 12.00 – 22.00.

3. Kryterium oceny ofert:
Cena - 100%, zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę.

4. Składanie ofert:

Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia w formie opisu organizacji przedmiotowej imprezy wraz z opisem usługi gastronomicznej oraz podaniem ceny netto, kwoty podatku VAT i ceny brutto za kompleksową realizację usługi.

Ofertę opatrzoną następującym napisem: „Oferta na organizację spotkania integracyjnego dla personelu (z dziećmi) WSZ w Elblągu w dniu 19.09.2015 r.” prosimy przesłać w terminie do dnia 27.08.2015r. na adres:
Wojewódzki Szpital Zespolony w Elblągu
ul. Królewiecka 146
82-300 Elbląg
Sekretariat pok. nr 44
lub na adres e-mail: mtwardowska@szpital.elblag.pl

5. Osoba wyznaczona do kontaktu:
Małgorzata Twardowska – Dział Administracyjny WSZ w Elblągu, tel. 55 23 95 636,
email: mtwardowska@szpital.elblag.pl

Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania.